Thunderbird

Laden Sie sich, falls nicht bereits geschehen den Thunderbird-Client von https://www.thunderbird.net/ herunter und installieren Sie ihn.

Navigieren Sie in den Thunderbird-Einstellungen zu Konten-Einstellungen -> Konten Aktionen -> E-Mail-Konto hinzufügen...

Die Serverinformationen müssen unter "Manuell einrichten" gemäß dem hier gezeigten Screenshot eingetragen werden.

Achten Sie darauf, als Authentifizierungsmethode "Passwort, normal" auszuwählen und Ihr Benutzerkürzel als Benutzernamen anzugeben. Bitte achten Sie auf die Verwendung der korrekten E-Mail Adresse!

Bei der Verwendung von TB macht man sich i.d.R. keine Gedanken über die Größe des Mailpostfachs und/oder einer sinnvollen Archivierung.

Mit fortschreitenden Dienstjahren wächst das Mailpostfach schnell zu mehreren Gigabytes an, wird immer weniger performant und gelangt ggf. bereits an die Grenzen des eigenen Kontingents. Derzeit etwa 7GB.

Hier beginnt nun das Dilemma des Aufräumens:

• Man möchte eigentlich immer alle Mails im Zugriff haben,
• nicht-Aufräumen-müssen, d.h. keine Mail löschen, da die Auswahl ewig dauern würd,
• es aber Speichergrenzen und Probleme bei der Verwaltung größerer Mailpostfächer geben kann.

Und genau hier möchten wir ansetzen und Ihnen Folgendes empfehlen:

• Legen Sie in TB eine zusätzlichen Ordner, bspw. mit Namen "IhrKürzel_HSMail-Archiv", bspw. "BK_HSMail-Archiv" mit Rechtsklick auf "Lokale Ordner" im linken-unteren Bereich an.

• Aktivieren Sie in Thunderbird die Archivierung unter
  "Kontoeinstellungen / Kopien & Ordner / Nachrichtenarchiv / Archiv speichern unter" und wählen für den zu aktivierenden "Anderer Ordner" den Ordner, den Sie im vorigen Schritt erstellt haben.
• Wir empfehlen die Archivierungsoptionen:
  • "Einen Ordner pro Jahr" - wegen günstigere Dateigröße der Archive,
  • "ohne Ordnerstruktur" - da man sich bei der Suche in Archiven, Jahre später, nicht mehr an Ordnerstrukturen erinnert oder durch diese bei der Suche behindert werden möchte. Damit die gesamte Verwaltung wieder zu kompliziert und verzögernd ist.
• Hiermit sind Mails, die Sie per Rechtsklick archivieren - egal aus welchem Posteingangsordner er ist, automatisch in einer lokalen, Jahres-Dateien auf Ihrem Rechner abgelegt und belasten nicht mehr das Postfach-Kontingent.
• Dennoch haben Sie die Dateien solange im direkten Zugriff, bis Sie diese vom lokalen System aus weiter auslagern und können die lokal verfügbaren Archive für Ihre normale Suche einschließen.

• Archive, die Sie bislang vlt. bereits im Postfach (zu Lasten des Kontingentes) angelegt haben, können ebenfalls mit Rechtsklick in das neue Verzeichnis verschoben und der leer Ordner im Postfach gelöscht werden. Warten Sie aber unbedingt ab, bis dieser wirklich leer ist und TB mit dem Verschieben fertig ist.
  Diese belasten danach ebenfalls nicht mehr das Kontingent.
• Die Dateien werden lokal unter dem Verzeichnis des Thunderbird-Postfaches, beispielsweise im Standard wie folgt ...:
  "c:\Users\..IhrUserName...\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\..IhrTBKontoVerzeichnis..\Mail\Local Folders>"
  ... abgelegt und können bei Bedarf weiter Ausgelagert werden.

Ihr Postfach-Kontingent, die Performance und die Möglichkeit zur langfristigen Archivierung wird es Ihnen danken ;o)

Bei weitere Auslagerung überlegen Sie wo Sie die Archivordner sinnvoll ablegen möchten. Bedenken sie in jedem Fall die datenschutzrechtlichen Aspekte, da in den Mails i.d.R. auch sensible Daten enthalten sind. Überlegen Sie ob ein verschlüsseltes Verzeichnis vorzusehen ist.

Wir wünschen viel Erfolg beim jährlichen Frühjahresputz - auch in Ihrem Mail-Postfach.